K&K Networks und das TechnologieZentrumDortmund (TZDO) haben im Rahmen der „Lunch Connection“ des TZDO rund 40 interessierte Unternehmen zu den in diesem Jahr geänderten Rahmenbedingungen zur rechtssicheren elektronischen Archivierung von E-Mails und den sich daraus ergebenden Konsequenzen informiert. Im Zuge der Veranstaltung, die sich trotz der Sommerferien großer Resonanz erfreute, wurden Unternehmen unterschiedliche Möglichkeiten vorgestellt, wie sie die neuen Anforderungen in der Praxis zuverlässig umsetzen können.

Angebote und Rechnungen per E-Mail versenden oder Angebote formlos per E-Mail mit einem einfachen „passt“ oder „ok“ bestätigen – das gehört bei vielen Unternehmen heute ganz sicher schon zum Unternehmensalltag. Aber wer ist sich dabei bewusst, dass seit diesem Jahr solche E-Mails gemäß den gültigen gesetzlichen Vorschriften dauerhaft aufbewahrungspflichtig sind? Diese Grundsätze ergeben sich aus der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Die GoBD regelt die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten unter Bezug auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB). Spätestens jetzt also benötigen Unternehmen für die rechtssichere Aufbewahrung von E-Mails mit Angeboten oder Rechnungen sowie allgemeinen E-Mails eine entsprechende Archivierungslösung, die die genannten gesetzlichen Anforderungen in Deutschland erfüllt.

K&K Networks als einer der führenden IT-Dienstleister im östlichen Ruhrgebiet hatte daher am 16.08.2017 gemeinsam mit dem TechnologieZentrumDortmund im Rahmen der „Lunch Connection“ des TZDO zur Veranstaltung „Rechtssichere elektronische E-Mail-Archivierung leicht gemacht“ eingeladen. Ziel war es, Unternehmen die möglichen Risiken einer fehlerhaften oder unvollständigen Archivierung von E-Mails aufzuzeigen und gleichzeitig professionelle handhabbare Archivierungslösungen vorzustellen.

Den Auftakt machte der Rechtsanwalt Dr. jur. Walter Felling, ein langjähriger Experte in allen Fragen des Wirtschafts- und IT-Rechts. Er stellte den Teilnehmern zum Einstieg anschaulich die allgemeinen Archivierungsvorgaben basierend auf HGB und BGB vor. Nach der Archivierung von Geschäftsbriefen im Allgemeinen stellte er den Teilnehmern anschließend in verständlichen Worten die aktuellen Vorgaben zur E-Mail Archivierung vor. Dabei betonte er die Notwendigkeit einer entsprechenden technischen Lösung, um in diesem Bereich auf „Nummer sicher“ zu gehen. Denn Zuwiderhandlungen können im Rahmen von Steuerprüfungen für Unternehmen zu empfindlichen Strafen führen.

Matthias Starke, Sales Engineer des internationalen IT-Security-Spezialisten Barracuda Networks, stellte an Hand von konkreten Praxisbeispielen hierzu passende technische Lösungen unterschiedlicher Unternehmen vor. Diese reichen von der hardwarebasierten Lösung, die im 19“-Serverschrank Platz findet, bis hin zur reinen Softwarelösung „aus der Cloud“. Letztere ist gerade auch für mittlere und kleine Unternehmen sehr interessant, da sie komplett ohne eigene Hardware auskommt und den Unternehmen somit teure Investitionen erspart. Egal, für welche der vorstellten Varianten man sich entscheidet – in jedem Falle wird die gesamte E-Mail-Kommunikation schnell und einfach archiviert, der dauerhafte Zugriff zu allen geschäftskritischen E-Mails wird gewährleistet und die E-Mail-Server werden entlastet.

Nach der Mittagspause, die von allen Teilnehmern für angeregte Nachfragen und Diskussionen genutzt wurde, stellte Guido Wirtz, Director Managed Services der K&K Networks, moderne Möglichkeiten für Unternehmen vor, die gesamte Unternehmens-IT Schritt für Schritt auf ein service-basiertes Modell umzustellen. Dies bietet Unternehmen die Möglichkeit, sich vom Management der eigenen IT weitgehend zu befreien, dieses in die Hände eines verlässlichen IT-Dienstleisters zu legen und sich selber auf die eigenen Kernkompetenzen und Geschäftsbereiche zu fokussieren.

Andreas Tracz, geschäftsführender Gesellschafter der K&K Networks, zeigte sich mit der Resonanz auf das Event und die Qualität der Diskussionen sehr zufrieden: „Wir freuen uns, dass wir mit unserer heutigen Veranstaltung wieder einmal den „Zahn der Zeit“ getroffen haben. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen wird für alle Unternehmen immer wichtiger. Dabei sollte man jedoch stets neben den wirtschaftlichen Parametern auch die gesetzlichen Vorgaben im Auge behalten. Hier lohnt es sich, auf das Know-how von bekannten und vertrauenswürdigen Spezialisten aus der Region zu setzen.“

Dem konnte Gastgeberin Simone Herrmann, beim TZDO zuständig für Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation, nur zustimmen: „Unsere Lunch Connection hat sich inzwischen als Ver­anstaltungsformat fest etabliert. Ziel ist es, relevantes Praxis Know-how von Unternehmen für Unternehmen und die gemeinsame Diskussion in den Mittelpunkt zu stellen. Dies ist uns auch heute wieder ganz hervorragend gelungen – und das mitten in den Schulferien, das freut uns ganz besonders.“